Theo đó, mô hình “Trạm số hóa” được bố trí tại Trung tâm Phục vụ hành chính công Thành phố và các Điểm hỗ trợ dịch vụ công, thực hiện tiếp nhận, số hóa, xác thực tài liệu, đồng bộ dữ liệu và hỗ trợ kiểm tra, cảnh báo rủi ro trong quá trình xử lý.
Về giá trị pháp lý, bản sao điện tử được chứng thực từ bản chính theo quy định hiện hành có giá trị sử dụng thay cho bản chính trong các giao dịch, trừ trường hợp pháp luật có quy định khác.
Quy trình thực hiện được hướng dẫn cụ thể như sau: Người dân đến các Điểm hỗ trợ dịch vụ công để thực hiện định danh bằng căn cước công dân gắn chip hoặc tài khoản định danh điện tử VNeID; hệ thống đồng thời thực hiện xác thực sinh trắc học nhằm bảo đảm chính xác thông tin. Sau khi hoàn tất định danh, người dân lựa chọn đăng ký chứng thực bản sao điện tử từ bản chính và cung cấp giấy tờ để số hóa. Hệ thống sẽ sử dụng công nghệ trí tuệ nhân tạo và nhận dạng ký tự quang học để quét, kiểm tra tính toàn vẹn, bóc tách dữ liệu và mã hóa lưu trữ. Trên cơ sở dữ liệu đã được xử lý, cơ quan chức năng tiến hành đối chiếu, xác thực tính hợp lệ của tài liệu; trong trường hợp cần thiết, người dân được yêu cầu xuất trình bản giấy để kiểm tra. Sau khi hoàn tất, bản sao điện tử được cấp và gửi về tài khoản cá nhân, email hoặc ứng dụng iHanoi, kèm mã QR để thuận tiện tra cứu, sử dụng khi thực hiện dịch vụ công trực tuyến.
Việc triển khai được thực hiện trên cơ sở tuân thủ các quy định về bảo vệ dữ liệu cá nhân và an toàn thông tin. Người dân chịu trách nhiệm về tính chính xác, hợp pháp của giấy tờ cung cấp; cơ quan có thẩm quyền chịu trách nhiệm về kết quả xác thực, chứng thực theo quy định.
Trong thời gian tới, Thành phố sẽ tiếp tục hoàn thiện, mở rộng mô hình, hướng tới xây dựng nền hành chính hiện đại, minh bạch, giảm giấy tờ, tiết kiệm thời gian và chi phí cho người dân và tổ chức.
VHXH